データやファイルを共有するにはさまざまな方法がありますが、コストやセキュリティについて考えると、どの方法が良いのか迷ってしまいますよね。

データ共有は使う場面やニーズによって最適な方法が異なるため、色々なやり方を押さえて使い分けできるようにしておくと便利です。

そこで今回は、画像のデータやファイルを共有する7つの方法と、共有方法を選ぶときのポイントについて解説します。この記事を読めば、そのシーンに一番合ったデータ共有方法を見つけられるようになるはずです。

1.データの共有に記録メディアがおすすめな理由

近年、インターネットを利用したデータ共有方法が主流になってきています。無料で使えるサービスもあり、手軽で便利ですが、データの改ざんや消失リスクがつきまといます。

重要なデータを共有・保存するなら記録メディアがおすすめです。特に、長期保存が可能なブルーレイディスク（BD）が便利です。

＜BDでデータ共有するメリット＞

• 数十年～100年程度の保存寿命があるため長期保存に向いている
• データ改ざん、上書きのリスクがない
• 読み取り環境が様々ある
• ハードウェアが壊れてもディスクにデータが残る
• ドライブひとつで複数のディスクに書き込めるため安価で配布媒体として最適
• 水、静電気などによるデータ消失リスクが低い

インターネットを利用する共有方法は、ネット環境の不具合やサービスの停止、情報漏洩リスクが避けられません。また社内のファイルサーバ構築は多大な手間と費用がかかります。

その点、BDであればインターネット環境やサービス側の事情に左右されず、低コストで、高画質画像が劣化せずに残せる点も大きなメリットでしょう。

2.データ・ファイル共有の方法7選

BDを利用したデータ共有方法が最もおすすめですが、相手やシーンによっては他の方法が選ばれる場合もあります。画像のデータやファイルを共有するときによく利用される、代表的な7つの方法をご紹介します。

記録メディアの手渡し

最も手軽なのが、USBメモリやSDカードなどの記録メディアごと、相手に手渡す方法です。古典的な方法ではありますが、デザイナーが同席している現場や、商品撮影などの際にはもっとも手軽な方法なので、今でもよく使われています。

小さくて軽いUSBメモリやSDカードは取り回しが良く、比較的大きなデータも入れられるので便利です。ただし、完全にデバイスに依存するやり方なので、紛失や盗難などによる情報漏洩に注意が必要です。

メールへの添付

メールにパスワード付きzipファイルなどを添付して、データをやり取りする方法もあります。誰でも簡単に使えるため重宝されていますが、大きいデータやファイルは送ることができません。

また、メールの誤送信やハッキングによる情報漏洩の危険が高いため、使用禁止とする企業も珍しくなく、行政に注意喚起されている方法でもあります。機密情報のやりとりには不向きです。

チャット・メッセージアプリへの添付

チャットアプリやSNSのメッセージ機能でデータを添付することも可能です。メール以上に手軽にデータを共有できるのがメリットですが、最大容量に制限があるため、大きなデータが送れない、データが縮小されてしまうなどのデメリットもあります。

簡単なデータで充分確認できる、スピード重視のやり取りにはとても便利です。

クラウドストレージ

データ容量が大きい場合は、クラウドストレージでデータやファイルを共有する方法があります。専用のアプリやWebブラウザから利用します。

サービスはパッケージとして契約できるため、手軽に利用でき、管理の手間や運用コストも省けます。ただし、外部のサービスを利用する以上、サービス停止の影響は免れません。またサービス提供元によってセキュリティ対策に差がある点にも要注意です。

ファイル転送サービス

ファイル転送サービスは昔から一般的に使われてきたネット上の転送サービスサイトを使う方法です。

まずサイト内に送りたいデータをアップロードして、ダウンロード用のURLを発行します。そのURLを、データを渡したい相手にメールなどで伝えてダウンロードしてもらうという手順です。

容量の大きなデータでもスムーズに共有でき、パスワード発行やダウンロード期限も設けられます。無料で使えるサービスが多いのも魅力ですが、反面、セキュリティリスクが少なからずあるため、送る内容は考慮しましょう。

ファイルサーバ

もっとも安全性が高いのは、オンプレミス（自社構築）で社内LAN内に構築するファイル共有専用サーバでデータを共有する方法です。

全てのファイルやデータを社内全体の共有ファイルで保存、管理するため、大容量ファイルの共有も簡単にできます。アクセス制限などのセキュリティ設定も自由にでき、リスクを最小限に抑えられます。

ただし、自社内でサーバの設計や構築、運用をしなければならず、管理者の人的コストも含め、全体の費用が高くなりやすい傾向があります。

ホスティングサービス

ホスティングサービスはインターネットを通じて、通信事業者などが提供するデータセンター内のサーバを借りる方法です。レンタルサーバとも呼ばれます。

ファイルサーバのような自社でのサーバの構築や運用が不要なため、大容量のデータ共有が低コストできます。また、ネット環境があれば社外のユーザーともデータ共有が可能です。ただし、ネット環境やサーバ障害などが発生した場合は、接続できなくなるリスクがあります。

3.データ・ファイル共有方法の選び方

データやファイルの共有方法はたくさんありますが、データの重要性や容量、送り先、目的によって使い分けるのが基本です。選び方のポイントをみてみましょう。

使い勝手のよさで選ぶ

データ共有の方法は、目的に合った「使い勝手の良さ」を考慮しましょう。

例えば、友人に見せたい写真データであれば、チャットやSNSのメッセージへの添付で十分でしょう。あるいは、送り先と共同で編集もしたいのであれば、同時編集可能なクラウドストレージの利用がおすすめです。

セキュリティで選ぶ

重要なデータやファイルを共有するなら、セキュリティリスクの少ない方法を選びましょう。特に外部サービスを利用する場合には、セキュリティ対策が充実しているか確認する必要があります。特に無料のサービスを利用する際は注意しましょう。

仕事でストレージサービスを使うなら、個人向けよりも法人向けのサービスの方が、比較的セキュリティ対策が整っています。

コストで選ぶ

データ共有にかかるコストも共有方法を選ぶ指針となります。例えば、個人利用でそれほど容量や厳密な機密性が不要であれば、ストレージサービスの無料プランなどで十分でしょう。

しかし、仕事で使う場合には、共有サービスを利用するメンバーの数や、必要な容量、情報漏洩対策を考慮したうえで適切な有料プランを選ぶことが大切です。

対応するOS・デバイスで選ぶ

データ共有サービスは対応しているOSやデバイスの種類に違いがあります。自身やメンバーのPCに対応しているか事前に確認して選びましょう。サービスによっては、同時アクセス数が制限されるものもあるので、必要なアクセス数も割り出しておきましょう。

外出先での利用も検討している人は、スマホやタブレットでも共有できるサービスだと出先でも便利に使えます。

ストレージ容量で選ぶ

画像データの共有手段を選ぶときはストレージの容量も重要な要素です。いざというときの容量不足に備えて、普段どのくらいのデータを共有しているか、最も使用頻度の高い時期に、最大でどのくらい共有するかを考えて選びましょう。

共有サービスの多くは最大容量2GBほど、大きいものでは1TB(1000GB)単位や、容量無制限で使える共有方法もあります。

4.まとめ

画像のデータやファイルを共有する方法は以下の7つが代表的です。

• 記録メディアの手渡し
• メールへの添付
• チャット・メッセージアプリへの添付
• クラウドストレージ
• ファイル転送サービス
• ファイルサーバ
• ホスティングサービス

共有方法は、使い勝手の良さやセキュリティ、コスト、あるいは対応するOS・デバイスやストレージ容量などの特徴を考慮して目的に応じて選ぶのがポイントです。

画像データの品質劣化やコスト、流出や消失リスクに備えるのなら、記録メディアBDによるデータ共有がおすすめ。オリジナルデータのバックアップにもなります。